Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Robinson Bentler – RB Training

Pfeuferstr. 32

81373 München

Deutschland

info(att)robinsonbentler.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht.

2. Überblick

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website robinsonbentler.com (einschließlich www.robinsonbentler.com) sowie die darüber erreichbaren Landingpages, Formulare und Buchungsseiten. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung der Website, unserer Inhalte (z. B. kostenloser HYROX-Workshop, HYROX Performance Blueprint, Newsletter, Online-Kurse der Hybrid Training Academy) und unserer Coaching-Leistungen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben.

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 DSGVO:

• lit. a (Einwilligung) – z. B. Newsletter / E-Mail-Inhalte, Aufzeichnung von Videogesprächen, Gesprächsnotizen und KI-gestützte Transkription (Gemini), nicht notwendige Cookies oder Tracking;

• lit. b (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen) – z. B. Workshop-Anmeldung, Terminbuchung, Kennenlerngespräch, Coaching, Zugang zur Hybrid Training Academy, Kommunikation per E-Mail oder WhatsApp zu Ihrer Anfrage bzw. Ihrem Vertrag, Abwicklung von Zahlungen;

• lit. c (rechtliche Verpflichtung) – z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten;

• lit. f (berechtigtes Interesse) – z. B. sicherer und stabiler Betrieb der Website (einschließlich Ladezeitmessung und Bereitstellung von Schriftarten), Schutz vor Spam und Missbrauch, Automatisierung interner Abläufe, Nachweis erteilter Einwilligungen, Beantwortung von Anfragen.

Gesundheitsdaten (besondere Kategorien personenbezogener Daten) verarbeiten wir nur im Kunden-Onboarding und Coaching und ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (siehe Ziffer 10).

Soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden (z. B. Cookies), erfolgt dies nach § 25 Abs. 1 TDDDG nur mit Ihrer Einwilligung, es sei denn, es ist unbedingt erforderlich, um den von Ihnen gewünschten Dienst bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

4. Hosting der Website, CRM und E-Mail-Versand (HighLevel / LeadConnector)

Unsere Website, Landingpages, Formulare, Terminbuchung, Kontaktverwaltung (CRM) und unser E-Mail-Versand laufen über die Plattform „HighLevel“ (auch „LeadConnector“). Anbieter ist die HighLevel, Inc. mit ihren verbundenen Unternehmen (u. a. HighLevel LLC und LeadConnector LLC), 5473 Blair Rd Ste 100, PMB 383313, Dallas, Texas 75231-4227, USA.

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Anbieter technisch notwendige Daten (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browser, Betriebssystem) in Server-Logfiles. Zudem werden die von Ihnen in Formulare oder bei Terminbuchungen eingegebenen Daten sowie Ihre Kommunikation mit uns (z. B. E-Mails) dort gespeichert. Auch die auf unseren Seiten eingebundenen Videos (z. B. der HYROX-Workshop) werden auf der Infrastruktur dieses Anbieters gespeichert und von dort ausgeliefert; ein externes Videoportal (z. B. YouTube oder Vimeo) wird dafür nicht verwendet.

HighLevel nutzt seinerseits Unterauftragsverarbeiter, u. a. Google Cloud und Amazon Web Services (Datenspeicherung) sowie Mailgun (E-Mail-Versand), überwiegend in den USA.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen, sicheren Bereitstellung unseres Online-Angebots) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Durchführung (vor-)vertraglicher Maßnahmen dient. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Customer Data Processing Addendum), der Bestandteil der Nutzungsbedingungen ist.

Drittlandübermittlung: HighLevel LLC und LeadConnector LLC sind nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO); ergänzend sind im Auftragsverarbeitungsvertrag die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart.

Seitenaufruf- und Herkunftsdaten: Die Plattform erfasst bei Formular-Absendungen zusätzlich, über welche Seite und Quelle (z. B. Direktaufruf, Social Media, Suchmaschine, Referrer) Sie zu uns gekommen sind, und ordnet dies Ihrem Kontakt zu.

Mitgliederbereich und Online-Kurse (Hybrid Training Academy): Unsere Online-Kurse „Hybrid Training Academy“ stellen wir im Mitgliederbereich der Plattform HighLevel bereit. Wenn Sie sich registrieren bzw. Zugang erhalten, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Zugangsdaten, Ihre Kurszugänge und Ihren Kursfortschritt (z. B. abgeschlossene Lektionen) sowie Zeitpunkte des Logins. Wir nutzen diese Daten, um Ihnen den Zugang bereitzustellen, Ihren Fortschritt zu speichern und Sie bei Fragen zu unterstützen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung der von Ihnen angefragten Leistung). Für Anbieter, Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlung gelten die Angaben oben in dieser Ziffer. Wir speichern die Daten, solange Ihr Zugang besteht. Danach löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Automatisierung (Zapier): Um Daten zwischen HighLevel und anderen von uns genutzten Diensten automatisch zu übertragen (insbesondere Google Workspace, z. B. Google Sheets), nutzen wir den Dienst Zapier. Anbieter ist die Zapier, Inc., 548 Market St. #62411, San Francisco, CA 94104, USA. Dabei werden die Daten verarbeitet, die für den jeweiligen Ablauf nötig sind, in der Regel Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, gebuchte Leistung bzw. Angaben aus Formularen. Zapier leitet diese Daten nach unseren Vorgaben weiter und speichert sie nur so lange, wie es für die Ausführung und Protokollierung der Abläufe erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Übertragung der Durchführung Ihres Vertrags oder Ihrer Anfrage dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienten, fehlerarmen internen Abläufen). Zapier ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Data Processing Addendum) ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen von Zapier. Zapier, Inc. ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Die Übermittlung in die USA erfolgt daher auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Hilfsweise gelten die im Data Processing Addendum vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: https://zapier.com/privacy und https://zapier.com/legal/data-processing-addendum

Formulare und Tabellen (Google Workspace): Für einzelne Formulare (Google Forms) und zur internen Verwaltung von Kunden- und Teilnehmerdaten in Tabellen (Google Sheets) nutzen wir Google Workspace. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Verarbeitet werden die Angaben, die Sie in das jeweilige Formular eingeben bzw. die zur Durchführung Ihrer Anfrage oder Ihres Vertrags erforderlich sind (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gebuchte Leistung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Organisation). Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Zusatz zur Verarbeitung von Cloud-Daten). Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich; Google LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO), ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Wir löschen die Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

5. Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen derzeit nur technisch notwendige Cookies bzw. Technologien ein, z. B.:

• __cf_bm (Cloudflare) – Schutz vor Bot-Zugriffen, Laufzeit ca. 30 Minuten;

• Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl (sofern ein Cookie-Banner angezeigt wird).

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Analyse- oder Marketing-Cookies (z. B. Google Analytics, Meta-Pixel) setzen wir nicht ein.

6. Cloudflare (Turnstile, Web Analytics) und Schriftarten (Bunny Fonts)

Auf einzelnen Formularen nutzen wir „Turnstile“ der Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. Turnstile prüft anhand technischer Signale (u. a. IP-Adresse, TLS-Fingerprint, User-Agent, aufgerufene Website), ob eine Eingabe von einem Menschen oder einem automatisierten Programm stammt. Laut Cloudflare dienen diese Daten nicht der Identifizierung oder Profilbildung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz unserer Formulare vor Missbrauch und Spam) bzw. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Cloudflare ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/

Zusätzlich lädt unsere Hosting-Infrastruktur (HighLevel/Cloudflare) auf allen Seiten ein Skript von Cloudflare Web Analytics („cloudflareinsights.com“). Es misst Ladezeiten und Stabilität der Website. Dabei werden technische Daten wie aufgerufene Seite, Referrer, Browser- und Gerätetyp, Ladezeiten und Ihre IP-Adresse an Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA übermittelt. Nach Angaben von Cloudflare setzt das Skript keine Cookies und erstellt keine Nutzerprofile. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen und stabilen Website). Cloudflare ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Dieses Skript wird von der Infrastruktur unseres Website-Anbieters eingebunden; wir prüfen, ob es sich deaktivieren lässt. Weitere Informationen: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

Schriftarten (Bunny Fonts): Für eine einheitliche Darstellung laden unsere Seiten Schriftarten über den Dienst „Bunny Fonts“ der BunnyWay d.o.o., Dunajska cesta 165, 1000 Ljubljana, Slowenien. Beim Aufruf einer Seite stellt Ihr Browser dazu eine Verbindung zu den Servern von Bunny (fonts.bunny.net) her. Dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse übertragen. Nach eigenen Angaben verfolgt Bunny Fonts keine Nutzer („zero-tracking and no-logging policy“), erhebt keine Daten oder Logs und gibt keine Daten an Dritte weiter. BunnyWay d.o.o. ist ein Unternehmen mit Sitz in der EU. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Website). Weitere Informationen: https://fonts.bunny.net/about und https://bunny.net/privacy/

Schriftarten von Google-Servern laden unsere Seiten nicht. Der Seitenaufbau unseres Website-Anbieters stellt jedoch vorsorglich eine technische Verbindung („preconnect“) zu fonts.gstatic.com (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) her, wobei Ihre IP-Adresse übertragen werden kann. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer technisch funktionsfähigen Darstellung).

7. Anmeldung zu kostenlosen Inhalten und Newsletter (Double-Opt-in)

Workshop-Anmeldung: Wenn Sie sich für den kostenlosen HYROX-Workshop anmelden, verarbeiten wir Ihren Vornamen und Ihre E-Mail-Adresse, um den Workshop zu organisieren, Ihnen den Zugang zu senden und Sie dazu zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der von Ihnen angefragten Leistung). Die Teilnahme am Workshop ist kostenlos und freiwillig. Im Gegenzug ist sie an die Anmeldung zu unserem Newsletter gekoppelt; hierauf weisen wir vor der Anmeldung ausdrücklich hin. Für den Newsletter gelten die folgenden Absätze. Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen; Ihre Teilnahme am Workshop bleibt davon unberührt.

Newsletter und HYROX Performance Blueprint: Wenn Sie den HYROX Performance Blueprint oder unseren Newsletter anfordern oder sich zum Workshop anmelden, verarbeiten wir Ihren Vornamen und Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen die angeforderten Inhalte sowie per E-Mail Trainingstipps und Informationen zu Workshops und Coaching-Angeboten zu senden.

Double-Opt-in: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach Klick auf diesen Link werden Sie in den Verteiler aufgenommen. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung protokollieren wir den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung sowie die IP-Adresse.

Auswertung: Unsere E-Mails enthalten technische Mittel (z. B. Zählpixel und umgeleitete Links), mit denen erfasst wird, ob und wann eine E-Mail geöffnet und welche Links angeklickt wurden. Wir nutzen dies, um unsere Inhalte zu verbessern und an Ihre Interessen anzupassen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Protokollierung der Anmeldung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis der Einwilligung).

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an [email protected].

Speicherdauer: Bis zur Abmeldung. Danach senden wir Ihnen keine E-Mails mehr. Wir können Ihre E-Mail-Adresse und den Nachweis der früheren Einwilligung bis zu drei Jahre aufbewahren, um die Rechtmäßigkeit früherer Versendungen belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Nutzung ist dann auf diesen Zweck beschränkt. Eine Speicherung in einer Sperrliste, um künftige Zusendungen zu verhindern, ist ebenfalls möglich.

Versanddienstleister ist HighLevel / LeadConnector (siehe Ziffer 4).

8. Terminbuchung, Kennenlern- und Coachinggespräche (Google Meet), Aufzeichnungen und KI-gestützte Notizen (Gemini)

Über unsere Buchungsseiten (z. B. „Kennenlernen“, „Onboarding“) können Sie Termine mit uns vereinbaren. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer und Angaben zu Ihren Trainingszielen) sowie Termin und Zeitzone. Im Rahmen der Buchung eines Kennenlerngesprächs fragen wir keine Gesundheitsdaten ab. Die Buchung erfolgt über HighLevel (siehe Ziffer 4).

Kennenlern- und Coachinggespräche führen wir per Video über Google Meet als Teil von Google Workspace durch. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist. Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Cloud Data Processing Addendum). Dabei werden u. a. Ihre IP-Adresse, Geräte- und Verbindungsdaten, Ihr Name bzw. Ihre E-Mail-Adresse sowie Bild- und Tondaten verarbeitet. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich; Google LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage für Terminbuchung und Gespräch: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Aufzeichnungen und Gesprächsnotizen: Wir zeichnen Gespräche nur auf und fertigen Gesprächsnotizen nur an, wenn Sie vorher ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung holen wir einmalig zu Beginn der Zusammenarbeit schriftlich ein (z. B. im Onboarding-Formular) und dokumentieren sie mit Datum. Sie gilt für alle Gespräche während der Zusammenarbeit. Sie ist freiwillig und keine Voraussetzung für das Coaching. Ohne Einwilligung finden die Gespräche ohne Aufzeichnung statt. Nehmen weitere Personen teil, zeichnen wir nur auf, wenn auch diese vorher eingewilligt haben. Google Meet zeigt während einer Aufzeichnung für alle Teilnehmenden einen Hinweis an. So wahren wir auch die Vertraulichkeit des nichtöffentlich gesprochenen Wortes (§ 201 StGB). Kennenlerngespräche vor Beginn einer Zusammenarbeit zeichnen wir nur auf, wenn Sie vor dem Gespräch ausdrücklich eingewilligt haben.

• Zweck: Nachbereitung der Gespräche, Dokumentation von Zielen, Vereinbarungen, Fortschritten und Trainingshinweisen sowie Nachweis der erbrachten Coaching-Leistungen. Außerdem können Sie sich Inhalte erneut ansehen.

• Speicherort: Aufzeichnungen werden in unserem Google Drive gespeichert (Google Workspace, siehe oben). Notizen, Transkripte und Zusammenfassungen speichern wir ebenfalls in Google Workspace. Zugriff haben nur wir und, auf Wunsch, Sie. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht; Google ist als unser Auftragsverarbeiter tätig.

• Gesundheitsangaben: Sprechen Sie in einem aufgezeichneten oder protokollierten Gespräch über Ihre Gesundheit, sind diese Angaben in der Aufzeichnung bzw. in den Notizen enthalten. Insoweit verarbeiten wir sie auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, siehe Ziffer 10).

• Speicherdauer: Wir speichern Aufzeichnungen, Transkripte und Notizen für die Dauer der Zusammenarbeit und löschen sie spätestens drei Jahre nach deren Ende (Nachweis der erbrachten Leistungen innerhalb der regelmäßigen Verjährungsfrist, §§ 195, 199 BGB). Widerrufen Sie Ihre Einwilligung vorher, löschen wir sie bereits dann.

• Widerruf und Löschung: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Das geht mündlich im Gespräch (wir stoppen eine laufende Aufzeichnung dann sofort) oder per E-Mail an [email protected]. Nach einem Widerruf fertigen wir keine weiteren Aufzeichnungen oder Notizen auf dieser Grundlage an und löschen die vorhandenen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

KI-gestützte Notizen und Transkription (Gemini in Google Workspace): Liegt Ihre Einwilligung vor, nutzen wir für Gesprächsnotizen, Transkripte und Zusammenfassungen die KI-Funktionen „Gemini“ in Google Workspace (z. B. in Google Meet). Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei werden die Gesprächsinhalte (Ton bzw. gesprochenes Wort), daraus erstellte Texte sowie Namen der Teilnehmenden verarbeitet; enthalten sind ggf. auch Gesundheitsangaben, die Sie im Gespräch machen.

• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die wir zu Beginn der Zusammenarbeit einholen; soweit Gesundheitsangaben betroffen sind, Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

• Auftragsverarbeitung: Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Cloud Data Processing Addendum (Art. 28 DSGVO). Nach Angaben von Google werden Inhalte und Eingaben bei Gemini in Google Workspace nicht ohne Erlaubnis des Kunden zum Training von KI-Modellen verwendet und nicht an andere Nutzer oder Organisationen weitergegeben (vertraglich geregelt in den Google Workspace Service Specific Terms, Abschnitt „Training Restriction“).

• Drittlandübermittlung: Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich. Google LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln des Cloud Data Processing Addendum.

• Keine automatisierte Entscheidung: Die KI erstellt nur Text (Transkript, Notizen, Zusammenfassung). Entscheidungen über Ihr Training oder Ihr Coaching treffen wir selbst; eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

• Speicherdauer und Widerruf: wie bei Aufzeichnungen (siehe oben).

Informationen von Google zu Gemini und Datenschutz: https://support.google.com/a/answer/15706919

Datenschutzhinweise von Google: https://policies.google.com/privacy

9. Kontakt per E-Mail, Kontaktformular und WhatsApp

Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt oder auf dessen Abschluss gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Nachrichten über das Kontaktformular werden in unserem CRM bei HighLevel / LeadConnector gespeichert (siehe Ziffer 4).

Unser E-Mail-Postfach wird über Google Workspace der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, betrieben. Google ist für uns als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Cloud Data Processing Addendum tätig (siehe Ziffer 8); eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich (EU-U.S. Data Privacy Framework).

Kontakt per WhatsApp: Sie können uns auch über WhatsApp erreichen. Wir nutzen dafür die App „WhatsApp Business“. Anbieter für Nutzer in Europa ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Wenn Sie uns per WhatsApp schreiben, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren WhatsApp-Profilnamen (und ggf. Ihr Profilbild) sowie den Inhalt Ihrer Nachrichten, um Ihre Anfrage zu beantworten und mit Ihnen im Rahmen des Coachings zu kommunizieren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt oder auf dessen Abschluss gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation über den von Ihnen gewählten Kanal). Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Sie können uns jederzeit stattdessen per E-Mail an [email protected] oder über unser Kontaktformular erreichen.

Nachrichten über WhatsApp sind nach Angaben von WhatsApp Ende-zu-Ende-verschlüsselt, so dass WhatsApp die Inhalte nicht lesen kann. WhatsApp verarbeitet jedoch Metadaten (z. B. Telefonnummern, Zeitpunkt der Kommunikation, Geräte- und Verbindungsdaten) auch zu eigenen Zwecken und in eigener Verantwortung nach seiner Datenschutzrichtlinie. Dabei werden Daten an die WhatsApp LLC und die Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt. Beide Unternehmen sind nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

Bitte senden Sie uns über WhatsApp keine Gesundheitsdaten oder andere besonders sensible Angaben. Nutzen Sie dafür das Onboarding-Formular bzw. den Fragebogen in Fitr (siehe Ziffer 10) oder E-Mail.

Wir löschen WhatsApp-Chats, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. für die Betreuung nicht mehr erforderlich sind, spätestens drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem die Zusammenarbeit bzw. der letzte Kontakt endete (Dauer der regelmäßigen Verjährungsfrist, §§ 195, 199 BGB; berechtigtes Interesse an der Beweissicherung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), soweit keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Coaching, Onboarding und Coaching-App Fitr (Hybrid Training Club / Trainingspläne)

Für die Bereitstellung unserer Trainingspläne und Coaching-Programme (z. B. Hybrid Training Club, kostenlose Pläne) nutzen wir die Plattform Fitr, betrieben von der Fitr. Holdings Limited, Richmond House, Walkern Road, Stevenage, Hertfordshire, SG1 3QP, Vereinigtes Königreich.

Für die Registrierung und Nutzung der Fitr-App schließen Sie einen eigenen Nutzungsvertrag mit Fitr ab. Fitr verarbeitet Ihre Daten dabei als eigener Verantwortlicher (u. a. Konto- und Kontaktdaten, Trainingsdaten, Nachrichten, ggf. Gesundheits- und Fitnessdaten wie getrackte Gewohnheiten oder verbundene Gesundheits-Apps sowie Zahlungsinformationen). Für Gesundheits- und Fitnessdaten holt Fitr in der App eine eigene ausdrückliche Einwilligung ein. Einzelheiten, auch zu Übermittlungen an Dienstleister in den USA, finden Sie in der Datenschutzerklärung von Fitr: https://www.coachwithfitr.com/legals/privacy-policy

Fitr stellt uns als Ihrem Coach die Daten zur Verfügung, die für Ihre Betreuung erforderlich sind (z. B. E-Mail-Adresse, Trainingsprotokolle, getrackte Gewohnheiten, Nachrichten). Diese Daten nutzen wir als eigener Verantwortlicher, um Ihr Training zu planen, zu begleiten und anzupassen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), für Gesundheitsdaten Ihre ausdrückliche Einwilligung (siehe unten).

Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO; zuletzt verlängert am 19.12.2025, gültig bis 27.12.2031).

Gesundheitsdaten im Onboarding und Coaching: Erst wenn Sie Kundin oder Kunde werden, fragen wir im Rahmen des Onboardings (Onboarding-Gespräch und/oder Fragebogen in Fitr) Angaben zu Ihrer Gesundheit ab, z. B. Verletzungen, Vorerkrankungen, Beschwerden oder Medikamente, soweit sie für ein sicheres, individuell angepasstes Training relevant sind. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und nur zur Planung und Durchführung Ihres Coachings. Die Angabe ist freiwillig; ohne sie können wir das Training jedoch nur eingeschränkt an Ihre gesundheitliche Situation anpassen. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wir löschen die Gesundheitsdaten nach Ende der Zusammenarbeit bzw. nach Widerruf, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Kostenpflichtige Leistungen (z. B. Coaching-Abonnements, auch über Fitr gebuchte Programme) werden über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt. Vertragspartner für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Stripe Payments Europe, Limited, The One Building, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland. Dabei werden u. a. Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten, IBAN/SEPA-Mandat), Betrag und Zeitpunkt der Zahlung sowie Geräte- und IP-Daten verarbeitet.

Stripe ist teils als unser Auftragsverarbeiter tätig, für bestimmte Verarbeitungen (z. B. Betrugsprävention, Geldwäscheprüfung, regulatorische Pflichten) aber selbst verantwortlich. Die Einzelheiten regelt die Datenverarbeitungsvereinbarung von Stripe (https://stripe.com/legal/dpa), die Bestandteil des Stripe-Vertrags ist. Personenbezogene Daten können an die Stripe, LLC in den USA übermittelt werden. Stripe, LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung erfolgt daher auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Hilfsweise gelten die EU-Standardvertragsklauseln gemäß dem Stripe Data Transfers Addendum (https://stripe.com/legal/dta).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten). Datenschutzhinweise: https://stripe.com/de/privacy

12. Speicherdauer

Sofern in dieser Erklärung keine speziellere Frist genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere nach Handels- und Steuerrecht, je nach Unterlage in der Regel 6, 8 oder 10 Jahre) bleiben unberührt; in diesem Fall wird die Verarbeitung eingeschränkt und die Daten nach Ablauf der Frist gelöscht.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Gegen die Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): jederzeit mit Wirkung für die Zukunft; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an [email protected].

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Promenade 18

91522 Ansbach

https://www.lda.bayern.de

15. Pflicht zur Bereitstellung; keine automatisierten Entscheidungen

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben können wir Ihnen die jeweiligen Inhalte bzw. Leistungen jedoch nicht bereitstellen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

16. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026